西安外国语大学校园电子邮箱管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 为规范西安外国语大学电子邮箱（以下简称校园电子邮箱）的使用和管理，保障学校电子邮件系统安全稳定运行，根据《中华人民共和国网络安全法》、《中华人民共和国数据安全法》、《中华人民共和国个人信息保护法》、《互联网信息服务管理办法》、《互联网电子邮件服务管理办法》等有关法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 校园电子邮箱是为用户提供的用于工作与学习交流的电子信息空间,由学校统一建设、管理和运维。校园电子邮箱分为个人邮箱和公用邮箱，个人邮箱是指分配给师生个人使用的电子邮箱;公用邮箱是指经单位（部门）申请，分配给单位（部门）用于处理所在单位（部门）公务的电子邮箱。
第三条 教职工及单位（部门）的校园电子邮箱域名为“@xisu.edu.cn”，学生的校园电子邮箱域名为“@stu.xisu.edu.cn”，电子邮箱实行实名制管理。
第四条 信息化处·信息技术中心负责校园电子邮件系统维护，具体职责:
(1)负责电子邮件系统的规划、建设、管理和运维。
(2)负责提供电子邮箱的开通、终止、注销、密码修改、使用咨询及异常处理等服务。
(3)负责电子邮箱使用的监督、检查和安全防护。
第五条 各单位（部门）负责本单位公用邮箱使用的监督检查，指导本单位范围内个人校园邮箱用户安全使用邮箱，并及时纠正不当使用行为。
第二章 校园电子邮箱开通
第六条 在职教职工（含在编、人事代理、博士后等）及全日制本科生、研究生等，每人限分配一个免费校园电子邮箱。
第七条 个人用户通过自助激活方式开通个人校园电子邮箱账号，开通账号为15位学/工号，“姓名全拼”格式作为邮箱别名，若有同音姓名情况，则按照激活时间按序依次编排。
第八条 单位（部门）用户可根据工作需要通过线上流程申请开通公用邮箱，按照统一命名规则，邮箱用户名为“单位（部门）名称简称+业务名称”，公用邮箱若不再使用须及时向信息化处·信息技术中心提交销户申请。
第九条 非本校在职教职工原则上不分配校园电子邮箱，如因特殊情况确需使用，须经所在单位申请、相关部门审核，报信息化处·信息技术中心审批。
第三章 校园电子邮箱使用
第十条 公用邮箱开通时须明确责任人和管理员（须为所在单位在编在岗教职工），责任人负责公用邮箱的安全监督与检查，管理员为公用邮箱账号的使用者，如责任人或管理员变更，须通过线上流程提交信息化处·信息技术中心备案。
第十一条 个人邮箱仅限用户本人使用，禁止用户将校园电子邮箱转让给他人或外单位使用，否则将禁用其所用邮箱账号，用户将校园电子邮箱转让他人使用达两次的将收回邮箱的使用权。
第十二条 用户激活校园电子邮箱账号时，须按密码规范设置密码，并定期更新；用户应加强密码保护，保障邮箱安全，若密码保管不善导致个人邮件等信息泄露、丢失的，用户须自行承担责任。
第十三条 校园邮箱账号存在发送垃圾邮件、弱密码问题、被暴力破解或超过一年未登录等情形时，系统将自动禁用该账号。
第十四条 用户应对重要邮件进行备份。为保证邮箱数据安全，半年及以上的历史邮件应下载到本地妥善保存，不应长期存储在云端。因不可抗力或其它意外造成的邮箱数据丢失无法恢复。
第四章 校园电子邮箱注销
第十五条 当出现以下情况，用户校园电子邮箱的使用权限将终止，邮箱账号予以注销：
(1)教职工离职、退休、去世的；
(2)博士后出站的；
(3)学生毕业（或结业、肄业、退学）的；
(4)公用邮箱所属单位撤、并、调整的。
第十六条 符合第十五条第(1)、(2)、(3)项情形确需继续延用校园电子邮箱账号的，应在规定期限内提交延期使用申请，经原所在单位审批后，报信息化处·信息技术中心承办；逾期未申请的，校园电子邮箱账号将予以注销。
(1)教职工离职或博士后出站的，应于学校同意个人申请后一个月内提交；
(2)教职工退休的，应于退休后六个月内提交；
(3)学生毕业（或结业、肄业）的，应于离校手续办理完成后六个月内提交；
(4)单位撤、并、调整的，应于正式文件下发后一个月内提交。
第十七条 权限终止与注销后的校园电子邮箱，邮箱服务将停止，用户信息及邮件数据清除。
第五章 校园电子邮箱安全管理
第十八条 用户若发现邮箱存在任何安全问题（如邮箱被盗、异常登录、非法邮件发送等）以及安全漏洞，应及时向信息化处报告以便第一时间禁用邮箱服务，避免进一步损失。
第十九条 凡出现下列情形之一的，在未预告情况下学校有权随时中断或终止用户的校园邮箱使用权：
(1)利用校园邮箱故意传播非法或不健康信息；
(2)违反信息安全保密条例造成国家或学校失密；
(3)利用校园电子邮箱对他人进行骚扰；
(4)盗用、破坏他人账号；
(5)利用校园电子邮箱进行商业广告活动或传送“垃圾邮件”和“钓鱼邮件”；
(6)其它违反有关网络信息安全管理条例的行为。
出现以上情形被要求整改的但拒不整改的，将注销该用户的校园电子邮箱账号。
第六章 附则
第二十条 本办法由信息化处·信息技术中心负责解释，自印发之日起施行。
